BREEAM-NOR er en tredjeparts vurderings- og sertifiseringsordning som drives i henhold til internasjonale standarder. Å operere etter internasjonale standarder sikrer at sertifiseringsordninger som BREEAM-NOR drives på en konsistent og pålitelig måte. BREEAM-NOR-revisorens vurderingsrapport og kvalitetssikringsprosessen utført av Grønn Byggallianse er de grunnleggende prinsippene i BREEAM-NOR, som sikrer konsistens og tillit til BREEAM-NOR-vurderingen tildelt av revisor.

For å opprettholde denne konsistensen og troverdigheten, må alle sertifiseringsbeslutninger være basert på verifisert og troverdig prosjektinformasjon som er sporbar. Dette er ikke bare viktig for å sikre samsvar med de internasjonale standardene som BREEAM-NOR opererer etter, men også i forhold til å håndtere risiko for klienter og BREEAM-NOR revisor i tilfelle et sertifiseringsresultat utfordres.

Revisoren har som oppgave å samle inn informasjon om bygget og bruke den til å evaluere og verifisere byggets ytelse i forhold til BREEAM-NOR-standardene. En mengde informasjon om prosjektering og innkjøp, så vel som selve sluttproduktet, dvs. bygget, kan brukes av tiltakshaveren/prosjektgruppen til å dokumentere oppfyllelse av kriterier.

I hvert emne finnes det en dokumentasjonstabell som revisoren, tiltakshaveren og prosjektgruppen kan bruke som hjelp til å samle inn informasjon. Tabellen viser hva slags informasjon revisoren plikter å be om i hver vurderingsfase.  Uten denne informasjonen har revisoren ingen mulighet til å verifisere oppfyllelse av relevante kriterier (hvor prosjektgruppen/tiltakshaveren ønsker å oppnå poeng).

Foruten informasjonen i tabellen i hvert emne kan revisoren be om tilleggsinformasjon dersom dette føles nødvendig for å dokumentere tilstrekkelig oppfyllelse av krav på bakgrunn av byggets særart eller innholdet i det angitte dokumentet.

Dokumentasjon vil variere mellom nybyggprosjekt, og BREEAM-NOR krever ikke at den fremlegges i en bestemt form. Generelt er følgende prosjektinformasjon tilstrekkelig til å dokumentere oppfyllelse av kriterier for de fleste, om ikke alle, emnene:

• relevante avsnitt eller klausuler i kravspesifikasjon eller -kontrakt
• prosjekteringstegninger (f.eks. nye og eksisterende tomteplaner, høydekart, interne planløsninger)
• sertifikater (f.eks. ISO 14001, BES 6001, miljømerker, FSC, EPC)
• resultater av beregning/programvaremodellering (f.eks. energi, termisk modellering)
• faglige rapporter/studier (f.eks. økologens rapport, flomrisiko / sikkerhetskonsulentens rapport)
• program for prosjekt-/byggefasen 
• data fra byggefasen (f.eks. innkjøpsordrer, måledata)
• utnevnelsesdokumentasjon (f.eks. faglig utnevnelse)
• forpliktelsesdokumentasjon (f.eks. forpliktelse fra tiltakshaver/entreprenør som bare godtas under i prosjekteringsfasen, dersom annet ikke angis i dokumentasjonstabellen)
• bekreftelsesdokumentasjon (f.eks. tiltakshaver/entreprenør som bekrefter spesifikk oppfyllelse av kriterier)
• revisorens befaringsrapport og bildedokumentasjon.
• møtereferater
• tredjepartsinformasjon (f.eks. kart, rutetabeller, produktinformasjon)
• grønne innredningsavtaler (vedlegg D inneholder mer veiledning om dokumentasjon for uinnredede bygg)

Andre typer formell informasjon/bevis kan brukes for å dokumentere oppfyllelse av krav, forutsatt at de viser samsvar på måte som er like robust eller bedre enn typene som er beskrevet i tabellen over eller i dokumentasjonstabellen.

Grønn Byggallianse forsøker å sikre at BREEAM-NOR bare krever informasjon som allerede finnes som følge av prosjekterings- og innkjøpsprosessen for et nybygg. Denne informasjonen bør derfor være lett tilgjengelig og enkel å fremvise hvis prosjektet virkelig har oppfylt BREEAM-NOR kriteriene.

Det er revisorens rolle å informere prosjektgruppen om hva slags informasjon som kreves, og hvem som skal fremlegge denne.  Dersom det ikke fremlegges informasjon, vil ikke revisoren kunne verifisere oppfyllelse av krav og tildele poeng. Det kan bety at det ikke er sikkert at bygget kan oppnå ønsket BREEAM-NOR-klassifisering. All informasjon referert i et prosjekt som sendes til Grønn Byggallianse for sertifisering, må kunne verifiseres og må kunne fremlegges av lisensierte revisorer på anmodning fra Grønn Byggallianse.

1      Sluttvurdering og -sertifisering av det ferdigstilte bygget

I visse tilfeller er det ikke sikkert tiltakshaveren eller prosjektgruppen trenger, eller velger, å sertifisere bygget i prosjekteringsfasen og i stedet velger å sertifisere det bare når det er ferdigstilt. I slike tilfeller vil oppfyllelse av kriterier være basert på faktisk informasjon om ferdigstilt bygg, og mindre på informasjon og forpliktelsesbrev fra prosjekteringsfasen (dersom det ikke er relevant for emnet).

Kolonnen «Ferdigstillelse» i dokumentasjonstabellen beskriver typisk informasjon revisoren trenger for å validere «som-bygget ytelse. For en rekke emner og kriterier vil revisors befaring på tomten og påfølgende rapport og bildedokumentasjon være tilstrekkelig.

Merk: Vurdering og sertifisering i prosjekteringsfasen anbefales sterkt, ettersom det gir sikkerhet om ytelse i henhold til BREEAM-NOR før byggearbeidet påbegynnes. Dette gir prosjektet større mulighet til å oppnå ønsket klassifisering og opprettholde ytelsen på samme klassifiseringsnivå helt til sluttsertifisering, overlevering og idriftsetting av bygget.

2      Ferdigstillelsesrevisjon og -sertifisering

Hvis bygget ble sertifisert i prosjekteringsfasen, gjennomføres en ferdigstillelsesrevisjon PCR. Denne skiller seg fra revisjon av ferdig bygg som ikke har prosjekteringssertifikat ved at revisjonen bekrefter den midlertidige BREEAM-NOR-klassifiseringen som sluttklassifisering for det ferdigstilte bygget i motsetning til en fullstendig vurdering av det ferdigstilte bygget (PCA). En PCR-revisjon krever at revisoren

1. reviderer hvert emne og bekrefter at de forpliktede kriteriene og poengene fra prosjekteringsfasen fortsatt er gyldige
2. revidere emner der det har skjedd endringer i prosjektet siden den foreløpige vurderingen, f.eks. dersom endringene vil eller kan påvirke oppfyllelsen av et spesifikt krav og dermed antallet tildelte/tilbakeholdte poeng og potensielt hvilken BREEAM-NOR-klassifisering som er oppnådd

For punkt 1 vil revisoren trenge dokumentasjon som bekrefter at granskningen er gyldig. For visse emner og kriterier der oppfyllelse av kriterier i prosjekteringsfasen for eksempel var basert på et formelt intensjonsbrev fra tiltakshaveren eller prosjekteringsteamet, vil dette forutsette ny informasjon om det ferdigstilte bygget for å bekrefte at denne intensjonen ble fulgt opp. Denne dokumentasjonen vil sannsynligvis være i en av formene angitt ovenfor, f.eks. revisorens bildedokumentasjon, måledata, innkjøpsordrer osv. For andre emner og kriterier kan det være at informasjon fremlagt som dokumentasjon i prosjekteringsfasen gir et sannferdig bilde av det ferdigstilte byggets ytelse, f.eks. et kart eller en tomteplan som viser nærhet til kollektivtransport, eller en bussrutetabell. I slike tilfeller kan revisoren bare bekrefte at dokumentasjonen fra prosjekteringsfasen er gyldig.

For punkt 2 har revisoren to alternativer dersom det har skjedd endringer som potensielt påvirker tildelingen av et poeng. Det kan være klart at oppfyllelse av krav for et særlig emne ikke lenger er mulig. I så fall holdes trekkes poeng fra prosjekteringsfasen tilbake, og endelig BREEAM-NOR-klassifisering beregnes på nytt. Eventuelt kan det fremlegges ny eller endret versjoner av eksisterende informasjon som revisoren kan revidere og bruke for å verifisere oppfyllelse av krav.

3      Hvordan kvalitetssikre rapporten din gjennom QA-prosessen

1. Påse at du har tilstrekkelig informasjon, dvs. at dokumentasjonen
   1. viser alle BREEAM-NOR-kravene
   2. er robust, f.eks. juridisk bindende eller lignende
   3. er klar og lettlest (elektronisk eller papir)

Merk: Eksempler på godkjent dokumentasjon finnes i den tekniske manualen.

2. Registrer et revisjonsspor.
   1. Grønn Byggallianse krever at dokumentasjonen tydelig lar seg etterspore (det skal ikke finnes et spor som ikke kan følges)
   2. Dette sporet skal gjøre det mulig for en tredjepart å foreta rask granskning av vurderingsavgjørelser.

Merk: Revisjonssporet er like viktig som dokumentasjonstypen.

3. Merk at de vanligste årsakene til at Grønn Byggallianse avviser rapporter, er
   1. manglende dokumentasjon for et kriterium eller et metodekrav
   2. uklar forklaring på oppfyllelse av krav via dokumentasjon og notater
   3. upresis dokumentasjonshenvisning som krever urimelig innsats for å finne nødvendig informasjon
   4. kriterier misforstått og poeng feilaktig tildelt